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事务书信的格式和写作要求

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |商务礼仪 |人气:291

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事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。

1.事务书信的格式

事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。

2.事务书信的写作要求

信头:

信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。

如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。

日期:

事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)April,1995;美式April 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。

收信人名称及地址:

信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。

收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。

敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,Mr.

(Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.(Messiears)是英语 Mr.的复数,相当于Gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用Messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用Messrs.。例如:Messrs. Lake Kane& Co.,Ltd;Mrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,Mrs. Judd;Miss为未婚女子,其复数为Misses;Dr.(Doctor)冠于博士姓名前;Rev(Reverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres,教授姓名前用Prof.

信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有No.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:

Mr. Clark Cooper

No.8,Queen Victoria Street

London,E.C.2

England

注:E.C.2指伦敦东区2。

称谓:

事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:Sirs。公司行号等商业书信多用Dear sirs,英国人在其后还要加上逗号;美国人多数用Gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,Gentleman和Dear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数Sir,而要在Sir前面加上Dear,即Dear Sir。也可写上姓,如“Dear Sir Lewes:”。

正文:

正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格);段落之间空双行。正文的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。正文在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。

结尾套语:

结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写,并加逗号。较常见的有:Yours truly,Yours very truly,Truly yours,Very truly yours,Yours faithfully,Faithfully yours。如果收信人是个人,则可用:Yours sincerely,Sincerely yours。

签署:

签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者,所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认,一般事务书信,常在结尾语下面空五行处签名,然后将发信人的姓名用打字形式打出,也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下:

签名者代表公司、行号名义时,应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称,然后再签署。

女性签名时,为便于回信人正确使用称呼,应在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。

当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上by、for或perpro字样。

其他事项:

其他事项包括:注意事项、事由、备查、附件、附言等。

注意事项(Attention,缩写:Attn),这是发信人要求特定的人注意时用的,谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面,或与称谓同一行之右边。

事由(Subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容,它位于正文的上方,以提醒阅信人注意。

备查,为明确责任,便于日后查考,在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多,发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。

附件(Enclosure,缩写为Encl),在“发信人及打字员姓名首字”下面,应附注表明有几个附件,以方便收信人查点。如:Encl.:One check(指附有一张支票);Encl,a/s(指附件如信中所述,a/s即As stated)。

附言(Postscript的缩写P. S.)。“附言”要用得合理,一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时,或信文写完后,又有新情况而又必须通知对方时,才能使用。它通常用P.S.开头,写在信的最后一行,附件下一行处。

来源:中国教育网
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