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公文写作:材料可靠 情况确实

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公文的材料包括形成公文主旨和表达主旨所依据的事实现象、统计数字、政策法规、上级精神等等。公文材料不同于文学作品的素材和题材,也与一般新闻体、史传体或说明体、议论体等实用文章不同,它的范围要广泛一些。概而言之,公文材料的范围主要包括两个方面:精神依据和事实情况。

精神依据是指党和国家的路线、方针,国家的法律、法规,上级领导机关所颁布的相关政策、规定以及其他有关的文件精神。

事实情况包括直接发生的和间接转引的。公文中所反映的情况主要指直接发生的、发现的、总结概括的事实情况,即本地区、本部门、本单位遇到的问题、发生的事情(过程、动向)、工作的进程(作法、经验)种种。它在公文里表现为具体事例、现象概括、数字统计等形式。这种直接发生的事实情况,是第一手材料。此外,公文的事实情况里也包括间接转引来的事例、概述、数字、经验、成果等。

无论哪一类材料,都要求做到真实、准确、可靠。“情况确实”,是写好公文的基本要求。这在新旧两个《办法》中是一致的。为了做到材料可靠、情况确实,我们在材料准备上一般要抓好四个环节的工作:占有、筛选、核实、加工。

(一)详尽占有材料

写好公文必须详尽地占有材料。材料是形成观点的基础,事实、数字,这都是公文表达出来的“干货”,当然十分重要。“譬如大匠操斤,无土木材料,纵有成风尽垩手段,何处设施?”(清·刘大:《论文偶记》)写公文如巧匠有具有禾无材无料也做不成东西。以上是从形成与表达两方面说的。

所谓详尽地占有材料,一是要“尽”,就是尽可能广泛地占有材料,“贪多务得”、“竭泽而渔”、“韩信将兵,多多益善”;二是要“详”,就是详细具体。一件事情的起因、过程、结果、多种因素的干扰、正反影响效果;一件工作的动因、背景;一个问题的正反观点、来龙去脉,都要尽可能详细具体地占有,写出来的才有说服力。

占有材料,就公文写作而言,有三条途径:

1.平时积累,就是积学储材。平素注意学习、观察积累,用时才能厚积薄发。古人所谓“积学”,指的就是这个道理。“得之在俄顷,积之在平日”(清·袁守定:《占毕丛谈》;“占”,看;“毕”,简册),说的是一个道理。平时学习、观察积累丰富,知识面广,写作时其构思就容易触类旁通、思路开阔,择优而用,妙绪泉涌。

2.受领任务后,查阅文件,搜集资料。这样得来的材料,就是间接材料。搜集资料时应注意与撰写任务、与公文主旨的相关性,也就是说,要有一定的方向、范围。操作方法是首先学习相关的中央文件,进一步领会精神实质,然后查阅上级领导机关所颁布的相关政策、规定,最后翻阅手册、年鉴等工具书及报刊、杂志上相关的情况报道和国内外研究成果。这一过程中,始终应注意查阅、收集围绕本单位工作的各项统计数字以及信息、简报、总结、报告、会议纪要等相关资料,做到:上下通达,全局了然于胸,命笔瞻前顾后。

3.构思之前,实地调查,掌握第一手情况。这是最重要的一步。一般情况,也要调查了解,不仅可以核实已掌握的材料,而且可以发现新问题、新经验、新动向;重点情况,尤其要进行深入的调查研究。实践证明,组织召开座谈会、调查会是一种快捷而有效的方法。如果发现实际调查的情况与撰写者已经掌握的情况有出入,可以修正;出入较大,要尊重实际。即使发现实际情况与领导意图相抵触,也要尊重客观实际,采用恰当的方法,妥善协调。这是唯物主义者应有的态度,也是党性的表现。

(二)严格筛选材料
调查、搜集、积累而来的材料,不是堆砌在写字台上,而是要不断地分类整理,分析研究,爬梳剔抉,进行筛选。筛选材料,贵在一个“严”字,重在一个“新”字。主要是根据以下三个标准:

1.材料的相关性

这是以写作要表现的主旨,即写作意图和逐步形成的观点为依据来区别对待不同材料的。与公文主旨有关联的材料,取;无关的材料,舍。在已经选取的材料中进一步筛选:与表现主旨、说明观点十分有力、紧密相关的材料,要详,要具体、充分;与表现主旨、说明观点虽有关系、必不可少,但是关系又比较一般的材料,要略,要概括。有的论者提出“实则详,虚则略;新则详,旧则略;特点详,一般略”;或主张“重则详,轻则略;近则详,远则略;点则详,面测略”。这些来自实践经验的认识,是颇有见地的。材料的取舍、详略,对于公文构思十分重要。不经过这一步,就很难搭起架子。

2.材料的典型性

这是要求筛选出最有代表性的材料来表现主旨,说明观点。典型一词,在不同领域里有不同的含义,在公文写作中就是指代表性强。一份材料,它在自身所属的某一类事物中,最能体现该类事物的总体本质特征,并且预示着该类事物总体的发展方向,那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料,使用最有代表性的材料,才能使公文的观点鲜明,主旨突出,增强内在的说服力。所以,筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要,它可以使公文的文稿在下笔之初就标定出质量的较高起点。所谓“七分材料三分写”,指的就是材料的质量对于整篇公文质量的重要作用和影响。

3.材料的新颖性

这是要求筛选材料时应先注重选用那些在现实发展中出现的新材料。这些新材料可以是改革开放不断发展的新形势下出现的新情况、新问题、新矛盾,也可以是亟待重视的新典型、新经验或者需要摄取的新视角、新观念、新思路、新见解,总之是一切新事物,特别是那种代表了新的发展方向、具有强大生命力的事物。对于已知的材料,采用新视点来“烛照”,也可能会发现它具有现实启发意义,这也是新颖的;“熟知未必真知”(列宁),从新的角度对常见的事物进行观察思考,也可能会有新的发现。这同样是新颖的。应当注意到一个时期领导和群众所关心的“热点”、“难点”、“敏感点”,也往往是行政领导研究工作的“兴奋点”、“新鲜点”,作为负责公文起草的秘书人员、公务员都要重视选用这些新颖的材料。惟新颖,才引人。构思之初,就要考虑到这种“收视率”。

(三)认真核实材料

对于材料的核实工作,贯穿于材料准备过程中的占有、筛选、加工等各个环节。这里集中研究一下是必要的。
一切虚构的、生编乱造的、未经核实的材料,包括情况、数字、引文等都不能用于公文。新《办法》特别提出,材料中的人名、地名、数字、引文等一定要准确。一旦发现疑点就要更正或删除,这是件严肃的工作。否则一字之差,后果不堪设想。惟其如此,才能保证做到材料可靠,情况确实。

联系近年来一些公文中出现的差错,更会使我们认识到核实材料的重要意义,体会到核实工作要由始至终,要全方位,无论反复几遍但都须态度认真,抱着强烈的责任心,这一要求是非常重要的。此外,我们还要掌握一些行之有效的操作方法和现代科学技术分析方法。例如,一件事情的发生,有其起因、背景、过程与影响,有多种因素与内在联系,这都要核实;一件工作的动因、作法、进程与效果,有其主观与客观因素,有其远因和近因,这在核实中也必须予以注意。再如,一个统计数字,不能仅仅停留在它的计算是否准确、精确度是否一致、是否能在公文中起到证明观点的作用,而且还要核实一下真假与误差:它的统计指标体系是否科学合理,是否合乎中国的当代的现实,用在某一地区、某一专业或行业是否适合,等等;它的统计口径是否恰当,是否能够涵盖该种类对象特征,是否与实际情况不符,是否有所遗漏或隐瞒,等等;它的计算方法,特别是经常采用的“算术平均加权系数”的界定,是否准确合理,在反映差别上是否科学恰当,是否符合实际,是否能够反映现实中的差异和问题,等等。无差异即无信息,信息量当然与信息价值成正比。一个材料无信息、无价值,用它干什么!而且,在数字的运用上,能否使定性分析与定量分析的方法有机地结合起来,起到证明观点的作用,则是比较复杂的核实工作了,那需要在审核文稿阶段进一步核实。应该提醒注意的是,当前有些上行公文以及工作总结、调查报告中,不仅情况不确实,而且数字也不准确,站在这样不可靠的材料基础上,很难得出全面、正确的结论。

(四)合理加工材料

选定材料经过核实之后,还应该对材料进行必要的加工整理,然后再用到文稿里去。实际操作中可以对材料进行三个方面的加工:

1.适体剪裁加工

通读材料,删削冗赘,化长为短,变详为略,将交待过多、议论过多的无关的描述、罗嗦的废话去掉。套话、空话,一律删除。
变换体裁角度,将描写、抒情及无必要的议论改写为叙述或说明,在表达方式上变“曲笔”为“直笔”,直述不曲才适合公文体式。

2.合并提高加工

同一问题,散见于若干材料中,可以摘取概括,变为概述,或者保留一个“点”的材料,把其他相似材料综合成“面”,点面结合。

同类数字,可以相加,抽取合并后变成一个综合数字。

变换角度“提高”原材料可用性。例如,某一活动,在工厂写的材料中是工人资金短缺,向银行贷款后“借鸡下蛋”,搞活全厂;而在银行的材料中是贷款给工厂,“放活水养肥鱼”,提高了使用率,盘活了存款。将这两个材料放在一起,针对同一活动,从行政机关角度去分析,则是政府的宏观调控效果。

3.文字润色加工
适体剪裁、合并提高之后,再审读材料,进行文字润色,从而进一步提高材料的质量。

来源:中华秘书网
     


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