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通讯的礼仪4

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |社交礼仪 |人气:228

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    商务礼仪规定:在公共场所活动时,商务人员尽量不要使用手机与呼机。当其处于待机状态时,应使之静音或转为震动。需要与他人通话时,应寻找无人之处,而切勿当众自说自活。公共场所乃是公有共享之处,在那里最得体的做法,是人人都要自觉地保持肃静。显而易见,在公共场所里手机与呼机狂叫不止,或是在那里与他人进行当众的通话,都是侵犯他人权利、不讲社会公德的表现。在参加宴会、舞会、音乐会,前往法院、图书馆,或是参观各类展览时,尤须切记此点。
              
    在工作岗位之上,亦应注意不使自己的手机与呼机的使用有碍于工作、有碍于别人。商界人士在写字间里办公时,尽量不要让手机与呼机大呼小叫。尤其是在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时,必须要自觉地提前采取措施,令自己的手机或呼机禁声不响。在必要时,可暂时将其关机,或者委托他人代为保管。这样做,表明自己一心不可二用,因而也是对有关交往对象的一种尊重和对有关活动的一种重视。
              
    其三,是要保证畅通。使用手机与呼机,主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻,商界人士对于此点不仅必须重视,而且还需为此而采取一切行之有效的措施。
              
    告诉交往对象自己的手机或呼机号码时,务必力求准确无误。如系口头相告,应重复一两次,以便对方进行验证。若自己的手机或呼机改动了号码,应及时通报给重要的交往对象,免得双方的联系一时中断。有必要时。除手机、呼号码外,不妨同时再告诉自己的交往对象其他几种联系方式,以有备无患。
              
    接到他人的寻呼或打在手机上的电话之后,一般应当及时与对方联络。没有极其特殊的原因,与对方进行联络的时间不应当在此后超过五分钟。寻呼他人或拨打他人的手机之后,亦应保持耐心,一般应当等候对方十分钟左右。在此期间,不宜再同其他人进行联络,以防电话频频占线。不及时回复他人电话,呼叫、拨打他人手机后迅速离去,或是转而接打他人的电话,都会被视作恶意的犯规。
              
    万一因故暂时不方便使用手机或呼机时,可在寻呼台、语音信箱上留言,说明具体原因,告之来电、来话者自己的其他联系方式。有时,还可采用转移呼叫的方式与外界保持联系。
              
    其四,是要重视私密。通讯自由,是受到法律保护的。在通讯自由之中,秘密性,即通讯属于个人私事和个人秘密,是其重要内容之一。使用手机、呼机时,对此亦应予以重视。
              
    一般而言,二者的号码,尤其是手机的号码,不宜随便告之于人。即便在名片上,也不宜包含此项内容。因此,不应当随便打探他人的手机、呼机号码,更不应当不负责任地将别人的手机、呼机号码转告他人,或是对外界广而告之。
              
    出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑,通常不宜随意将本人的手机、呼机借与他人使用,或是前往不正规的维修点对其进行检修。考虑到相同的原因,随意借用别人的手机、呼机也是不适当的。

    其五,是要注意安全。使用手机、呼机时,对于有关的安全事项绝对不可马虎大意。在任何时候,都切不可在使用时有碍自己或他人的安全。
              
    按照常规,在驾驶车辆时,不宜忙里偷闲,同时使用手机通话,或是查看呼机。弄不好的话,就极有可能导致交通事故。
乘坐客机时,必须自觉地关闭本人随身携带的手机、呼机。因为它们所发出的电子讯号,会干扰飞机的导航系统。
              
    在加油站或是医院里停留期间,也不准开启手机、呼机。否则,就有可能酿成火灾,或影响医疗仪器设备的正常使用。此外,在一切标有文字或图示禁用手机、呼机的地方,均须遵守规定。
              
    目前,在商务交往中,经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送达身在异地的交往对象手中。传统的邮寄书信的联络方式,已难于满足这一方面的要求。在此背景之下,传真便应运而生,并且迅速走红于商界。
              
    传真,又叫作传真电报。它是利用光电效应,通过安装在普通电话网络上的传真机,对外发送或是接收外来的文件、书信、资料、图表、照片真迹的一种现代化的通讯联络的方式。现在,在国内的商界单位中,传真机早已普及成为不可或缺的办公设备之一。

     利用传真通讯的主要优点是,它操作简便,传送速度非常之迅速,而且可以将包括一切复杂图案在内的真迹传送出去。它的缺点主要是发送的自动性能较差,需要专人在旁边进行操作。有些时候,它的清晰度难以确保。

    商界人士在利用传真对外通讯联络时,必须注意下述三个方面的礼仪问题。
              
    第一,必须合法使用。国家规定:任何单位或个人在使用自备的传真设备时,均须严格按照电信部门的有关要求,认真履行必要的使用手续,否则即为非法之举。

v具体而言,安装、使用传真设备前,须经电信部门许可,并办理相关的一切手续,不准私自安装、使用传真设备。 !
              
     安装、使用的传真设备,必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。如欲安装、使用自国外直接所带入的传真设备,必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测,然后方可到电信部门办理使用手续。

     使用自备的传真设备期间,按照规定,每个月都必须到电信部门交纳使用费用。

    第二,必须得法使用。使用传真设备通讯,必须在具体的操作上力求标准而规范。不然,也会令其效果受到一定程度的影响。


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