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通讯的礼仪3

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |社交礼仪 |人气:896

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    在接电话时,再次要注意给予对方以同等的待遇,坚持不分对象地一视同仁。
              
    极其个别的人,长着一对挑肥拣瘦的“势利眼”。即使是接电话时,也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显。他们在接电话时,一开始总是“拿架子”,“打官腔”。先是爱搭不爱理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”,然后能推的事情就推,能踢的皮球就踢,“事不关己,高高挂起”。不过他们的“天气”也不总是永远这般“阴沉”,一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友,或是自己正在求助的人,立即就会“雨过天晴云散尽”,低声下气,细语柔声,卑躬屈膝,有求必应,不怕旁人说自己是一副奴才腔。这种不能平等待人的做法,既容易得罪人,也会让旁人看不起。

    在接待外来的电话时,理当一律给予同等的待遇,不卑不亢。这种公平的态度,容易为自己赢得朋友。
              
    在通话时,接电话的一方不宜率先提出中止通话的要求。万一自己正在开会、会客,不宜长谈,或另有其他电话挂进来,需要中止通话时,应说明原因,并告之对方:“一有空闲,我马上挂电话给您。”免得让对方觉得我方厚此薄彼。
              
    遇上不识相的人打起电话没个完,非得让其“适可而止”不可的话,说得应当委婉、含蓄,不要让对方难堪。比如,不宜说:“你说完了没有?我还有别的事情呢”,而应当讲:“好吧,我不再占用您的宝贵时间了”,“真不希望就此道别,不过以后真的希望再有机会与您联络”。

    在接电话时,最后要注意代接电话时的态度。
              
    有可能亲自接的电话,就不要麻烦别人。尤其是不要让自己的孩子奶里奶气地代替自己接电话。虽然他们对这种实践非常热衷,也不提倡在这方面培养他们。

    商务往来比较多的人,可请秘书代为处理电话,也可在本人不在时使用录音电话。不过本人在场时,一般是不合适使用录音电话哄人的。
              
    万一需要用录音装置时,则必须使自己预留的录音友好,谦恭。通常,预留的录音应为:“您好J这里是某某公司某某部。本部门工作人员现在因公外出,请您在信号声音响过之后留言,或者留下您的姓名与电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢,再见。”

    代接电话时,讲话要有板有眼。被找的人如果就在身旁,应告诉打电话者:“请稍候”,然后立即转交电话,不要抱着恶作剧或不信任的态度,先对对方“调查研究”一番,尤其是不允许将这类通话扩音出来。
              
    被找的人如果尚在别处,应迅速过去寻找。不要懒于行动,连这点“举手之劳”都不愿意做,蒙骗对方说“人不在”,或是大喊大叫“某人找某某人”,闹得“世人皆知”,让他人的隐私“公开化”。
              
    倘若被找的人不在,应在接电话之初立即相告。并可以适当地表示自己可以“代为转告”的意思。不过应当先讲“某人不在”,然后再问“您是谁”或“您有什么事情”,切勿“本末倒置”过来。省得让打电话者疑心:他要找的人正在旁边,可就是不想搭理他。
              
    表示自己可以“代为转告”的意思时,应当含蓄一些,例如:“需要我为您效劳的话,请吩咐”,听上去就“可进可退”。不要一开口就“不由分说”,说什么“你有什么事情。都尽管可以告诉我,我一定不会‘贪污”’云云。只有在比较熟的人之间,才可以直接询问:“您有留言吗?”“要不要我告诉某某人,一回来就打电话给您”。

     代接电话时,对方如有留言,应当当场笔录下来。之后,还应再次复述一次,以免有误。
              
    在商界,人们往往风尘仆仆,来去匆匆。为适应商务人员工作繁忙,活动量大,时常“居无定所”,而又急需“随时随地传信息”的特点,近年以来移动通讯业务已有长足的发展。其中,移动电话与寻呼机更是独领风骚,日益普及,成为广大商务人员随身必备、使用最为频繁的两种电子通讯工具。
              
    移动电话,又名手机,以前曾被俗称为“大哥大”。它是一种小型化、智能化的无线式电话。寻呼机,亦称BP机。它是一种借助于人工辅助或者自动控制系统,及时向用户传递文字或数字信息的电子显示器。在民间,人们通常取其一呼即应之意,把它叫作呼机。尽管时下在不少人的眼里,手机与呼机是一种地位与身份的象征,但对商界人士而言,它们始终是,而且只能是两种可以为我所用的实用性很强的通讯工具而已。

    商界人士在日常交往中使用手机与呼机时,大体上有如下五个方面的礼仪规范必须严守不怠。

    其一,是要置放到位。商务礼仪规定,手机与呼机的使用者,应当将其放置在适当之处。大凡正式的场合,切不可有意识地将其展示于人。
              
    道理其实很简单,手机就是手机,呼机就是呼机,它们终究不过是通讯工具罢了,而绝对不能视之为可以炫耀的装饰品。把它们握在手中,别在衣服外面,放在自己身边,或是有意当众对其进行摆弄,实在无聊之至,商界人士是切不可那么做的。
              
    按照惯例,外出之际随身携带手机与呼机的最佳位置有二。它们一是公文包里,二是上衣口袋之内。穿套装、套裙之时,切勿将其挂在衣内的腰带上。否则撩衣取用或观瞧时,即使不使自己与身旁之人“赤诚相见”,也会因此举而惊吓对方。
              
    其二,是要遵守公德。使用手机与呼机,当然是为了方便自己。不过,这种方便是不能够建立在他人的不便之上的。换而言之,商务人员在有必要使用手机与呼机时,一定要讲究社会公德,切勿使自己的行为骚扰到其他人士。
        


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