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通讯的礼仪1

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |社交礼仪 |人气:406

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    人所共知,现代社会乃是一个信息的社会。对于广大商界人士而言,信息就是资源,信息就是财富,信息就是生命,所以大家不约而同地对信息重视有加。目前,多种多样的现代化通讯工具层出不穷。它们的出现,为商界人士获取信息、传递信息、利用信息,提供了越来越多的选择。
              
    通讯,一般有其特定的含义。它是指人们利用一定的电讯设备,来进行信息的传递。被传递的信息,既可以是文字、符号,也可以是表格、图像。在日常生活里,商界人士接触最多的通讯手段,当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件,等等。通讯礼仪,通常即指在利用上述各种通讯手段时,所应遵守的礼仪规范。

    考虑到商界人士的实际需求,以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。
              
    在所有电子通讯手段中,电话出现得最早。迄今为止,它也是使用最广的。因此,电话礼仪是商界人士所要掌握的重点。对于商界人士来讲,电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具,而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体。在商务交往中,普普通通的接打电话,实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。所谓电话形象,即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话“难解难分”,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予了高度的关注。
              
    与日常会话和书信联络相比,接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解,而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。
              
    电话的礼仪性特点,直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话,都必须以礼待人,克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌,先敬于人,无形之中将会使自己的人际关系受到损害。
              
    使用电话通讯,有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲,拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法。以下,就分别对其加以介绍。

    在商务交往中,需要商务人员“先发制人”,首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时,率先考虑的问题共有三个。
              
    问题之一,是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候,都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话,则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天,也要两厢情愿,要先征得对方首肯,并选择适当的时间。不要在单位打私人电话。在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”,也是做人极不自觉地表现。
              
    问题之二,是这个电话应当何时去打。有关公务的电话,应当公事公办,最好在上班时打。双方约定的通话时间,轻易不要更动。要想使通话效果好一些,使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响,则通话应选择在周一至周五,而不应是在周末。也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时,不识时务地把电话打过去。因紧急事宜打电话到别人家里去,通话之初先要为此说声“对不起”,而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。与外商通电话时,须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外,还应考虑到此地与彼地的时差。
              
     问题之三,是这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”。在很多情况下,它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。因此,打电话的人务必要有一个明确的指导思想,除非万不得已,每次打电话的时间不应超过三分钟。在国外,这叫做“通话三分钟原则”,已为商界所广泛遵守。有鉴于此,商界人士在打电话前,为节省时间,一定要“去粗取精”,条理清晰地预备好提纲。届时,应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙,则不应强人所难,非“一气呵成”不可。可以约一个时间,过一会儿再打。此外,与不熟悉的单位或个人联络,对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚,以便“胸有成竹”,免得因为搞错而浪费时间。

    在打电话时,对一个人的电话形象影响最大的,当首推他自己的语言与声调。从总体上来讲,它应当简捷、明了、文明、礼貌。
              
    在通话时,声音应当清晰而柔和,吐字应当准确,句子应当简短,语速应当适中,语气应当亲切、和谐、自然。不要在打电话时为自己的情绪所左右,要么亢奋激动,一上来就“力拔山兮气盖世”,像一位草莽英雄一般地大声吼叫,震耳欲聋;要么情绪低沉,断断续续,小声小气地如同“耳语”或“哀怨”一样,让对方干着急也听不清楚。
              
    有一点务请注意,打电话时最好双手持握活筒。讲话时,嘴部与话筒之间应保持三厘米左右的距离。这样的话,就不会使对方接听电话时,因话音过高或过低而感到“难过”了。
              
    打电话时所使用的语言,应当礼貌而谦恭。应尽快地用三言两语把要说的事情讲完,不要罗唆来罗唆去,连自己都不明白“刚才说到哪儿了,”从而浪费别人的时间。若非事关重大的时间、数据,一般没有必要再三去复述已经讲过的话。
              
    打电话时,每个人开口所讲的第一句话,都事关自己给对方的第一印象,所以应当慎之又慎。如果电话接通后,自己所说的头一句话是“喂,喂”或“西海公司么”、“小丁在不在”,则既不礼貌,也不规范。

    打电话时所用的规范的“前言”有两种。第一种适用于正式的商务交往中,要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名“一同道来”。其标准的“模式”是:

    “您好!我是省化工进出口公司营销部副经理王琳琳,我要找西华市化工进出口分公司经理高杰先生,或者是副经理杨晓春先生。”


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