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秘书接听电话的礼仪

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |社交礼仪 |人气:637

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  作为秘书,不但应具备一般的电话礼仪,还需注意作为秘书特殊的职业礼仪。

  一般接听电话,听到铃声响起应尽快放下手中的事情去接电话。有些单位规定铃响三声内接电话,这是很有必要的。电话接起后,应亲切地问候对方:“你好。”接下来便是说出自己的工作单位及姓名,这样做,不仅礼貌,还可帮助对方确认自己有没有拨错电话号码。无论在哪里接电话,都要仪态文雅、庄重,应轻拿、轻放。通话时,应该声调适中,语气柔和沉稳。

  作为老板秘书,还要注意不能过多地参与老板的电话,使老板几乎不能直接和来电人联系。对于以下这些人需使用不同的处理方式:

  老板至亲的人———如果接到老板家人、朋友、医生或老师打来的电话,秘书应该说:“我知道老板很想立即与你通话。”然后立即将电话转给老板。

  老板的重要客户———如果老板有时间就将电话直接转给他。如果暂时没有时间,秘书应说:“我知道老板很想接你的电话,他现在正在接另一个长途电话,等他处理完,我会叫他回电给你的。”

  老板不想接听电话的人———接到这类电话,秘书则应该说:“我很抱歉,老板目前仍在开会,他没有时间来接电话。所以我只能建议你把你要说的写封email,然后发到某某邮箱。”

  作为公司秘书,还应该多了解公司,知道什么人是负责什么事的,以便当老板不在的时候,将电话转给其他有能力解决问题的人。


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