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从信封到附言写作指南

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |办公英语 |人气:232

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    英文书信和中文书信的写作有那些不同呢?

    信封(Envelop)
              
    与中文信封相反,英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间,发信人的地址和姓名写在信封的左上角,或信封背面。
              
    英文书信的地址应从小写到大,先写门牌号码,再写街道、城镇、省或州及邮政编码,最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。
              
    信头/个人信头(Letterhead/Personal Letterhead)
              
    公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码,这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信,作者就需要写明回邮地址和联系号码。
              
    封内日期(Date Line)
              
    封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。
              
    封内地址(Inside Address)
              
    封内地址是收信人的地址,包括姓名,职务(如适用),公司名称(如适用),街道名称或信箱号,城市,州或省,邮政编码和国家。
              
    封内地址通常写在左手边,在日期线和称呼之间。
              
    称呼(Salutation)
              
    称呼是一封信开头对收信人的称呼,写在封内地址或提示句下两三行。称呼后可以写冒号或逗号。
              
    在商业信函或其他正式书信中,用冒号。
              
    在非正式书信中,称呼后用逗号。(注意:尽量避免使用“To Whom It May Concern”或“Dear Sir or Madam”,因为这种称呼已经过时,并且不很友好。改进方法是争取确定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”这样的称呼。在给律师或外交领事写信时,可以使用“Esquire”或“Esq.”这样的头衔,但它们不应出现在称呼中。同样,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”,如“George Bush, Jr.”也不能把它们包含在称呼中。)

    头衔(Titles)
              
    除非写信人与收信人熟到可以直呼其名,通常要在收信人名字前加上“Mr.”,“Professor”等表示礼貌的头衔。
              
    提示句(选择性)Attention Line(optional)
              
    提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理,尽管信是写给这个组织的。另外,在指明的收信人不在时,它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。
              
    主题句(选择性)Subject Line(optional)
              
    主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名,也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果,可以给主题句加下划线,或大写主题句。
                  
    正文(Body of the Letter)
              
    正文的格式多种多样。商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中,全部内容包括日期和信尾问候语,都从左侧顶格开始。段落开头不空格,各段之间空两行。
              
    修正齐头式,是使用最为广泛的一种格式,商业和私人信件都可以使用,尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时,这种格式最合适。与齐头式不同,发信人地址、日期,信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。
              
    写信人签名(Writer's Identification/ Signture)
              
    写信人的签名、名字和头衔(如果适用),写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。
              
    附注(Notions)
              
    附注写在写信人签名下两行的位置,附注包括参考缩写,附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。
              
    信尾问候语(Complimentary Closing)
              
    信尾问候语是写在信尾的告别话语,例如“Sincerely”,“Sincerely yours”。通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写,最后以逗号结尾。

    附言(Postscript PS or P.S.)
              
    附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方,从左侧顶格写起。在促销和私人信件中,附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。


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