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会场服务

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |会议安排与记录 |人气:872

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会场服务是保证会议顺利进行并取得圆满成功的重要环节,会场服务工作内容很多,一般包括以下几点:
  1.引导座位
  大多数会议,与会者的座位都是事先安排的,与会者应该对号入座,或者将会场划分为若干部分,以部门为单位集中就座。参加会议的人员事先可能不熟悉会场,因此,会议工作人员要引导座位。这样,既方便与会者,又维持了会场秩序,保证了会议效果。一些大型会议,会场较大,参加会议的人数也很多,更需要引导座位。为减轻会议工作人员的负担,可以采用印刷“座次表”,在会场上设立指示标记、在签到证或出席证上注明座次号码等方式,引导与会者顺利地找到自己的座次。
  2.分发会议文件的材料
  会议中所需要的文件材料,会议工作人员应及时、准确地分发到每位与会者手中。分发会议文件和材料有两种形式。会前分发文件和材料,可以在与会者进入会场时,由会议工作人员在会场入口处分发给每位与会者,也可以在开会之前按要求在每位与会者的座位上摆放一份文件材料。会中分发文件材料,可以把会议工作人员分派到各组,每人负责每组的文件材料的分发和收退。需要收回的文件材料,一般在文件的右上角写明收文人和收文时间,收文时要登记,以免漏收。
  3.内外联系、传递信息
  会议进行中,不是与外界隔绝的,需要会议工作人员进行内外联系,传递信息。如有关部门的紧急情况要转达与会者,传递信件、电报、接电话等。在内外联系、传递信息中,会议工作人员应该注意会议内容的保密,任何保密的会议内容不可泄露出去。
  4.维持会场秩序
  如制止与会议无关的人员进入会场,保证会议地点安全。会议进行时如发生混乱,会议工作人员要及时制作和调停。特别是重要的密级较高的会议,防止在混乱中发生意外情况。
  5.处理临时交办事项
  会议进程中,可能发生一些意想不到的临时变动,会议工作人员应及时向领导请示,并对领导的指示采取应急措施,妥善处理。
  6.其他服务工作
  及时准备好会议期间所需的物品,如笔、墨、纸张等。保证会场光线,保持会场清洁卫生,会场摄影留念等等。时间较长的会议还要准备好茶水。
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