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有了会议公司您仍有工作要做

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |会议安排与记录 |人气:618

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有了合作伙伴,并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了,其实还是有不少工作需要您自己去做(牵扯到您所在的企业内部信息,外界不好介入),您只是由原来的事无巨细、亲历亲为,变为更多的在全局上的运筹帷幄。
  
  1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”。
  
  2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。
  
  3、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。
  
  4、 取得合作伙伴开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与合作伙伴签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。
  
  5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之合作伙伴,请他们协助制定。
  
  6、 在有了合作伙伴帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。
  
  7、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。
  
  8、 报到结束后,及时通知合作伙伴最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。
  
  9、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。
  
  10、 与合作伙伴协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
  
  11、 作好会议期间的协调工作。
  
  12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。
  
  13、 会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。
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