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员工例会的介绍与特点

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员工例会是特定部门定期召开的、由部门全体员工参加的会议。这种员工例行会议的作用主要体现在以下两个方面:
第一,向全体员工通报近期的有关情况。这些情况通常包括:
(1)近期部门业务开展的状况及相关情况;
(2)目前市场的现状及动态;
(3)本部门未来一段时间内的运作计划及需员工予以合作的方面等。
第二,通过定期与员工的见面,达到管理层与员工在感情上的接近和沟通,以期取得全体员工在工作中全力以赴的配合。
在这种员工例行会议召开的前前后后,秘书人员的工作主要有以下各项:
(一)按照主管经理的授意,准备出其讲话所需的各种文件和统计报表等,并保证各种统计数字准确无误。
(二)准确确定召开会议的会议室(办公室),并提前做出通知,如要求本次会议的参加者在参加会议时有什么特别注意的事项,也应在通知时一并作出说明。
(三)负责会议的记录。在这样的会议活动中,对于秘书人员来讲,记录下列有关会议的重要事项是非常必要的。
①举行会议的日期、地点及时间;②主持会议的官员的姓名;③会议的种类;④参加人在20人以下小型会议的参加者的姓名及缺席者的姓名;⑤会议按预订计划所进行的议事项目;⑥会议进行过程中参加人提议的情况,及这些提议被采纳或被驳回的情况,应记下这些提议人员的姓名(不必记下附议这些提议的成员的姓名,除非主持人要求这样做)。
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