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经理例会的介绍及特点

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |会议安排与记录 |人气:516

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经理例会是指按照本部门的办公制度,经理们必须定期召开的研究决定本部门(公司)经营管理重大事项的办公会议。会议周期(如每周或每月一次)、参加人员和会议地点基本上都相对固定。
由于经理例会是对公司的经营和管理活动具有决策功能的会议,所以,公司内部的各个方面通常对此都给予特别的重视,与经理例会有关的会务工作也就成为秘书人员日常工作中的一项重要工作。
在与经理例会有关的会务工作当中,秘书人员的工作主要体现在以下三个方向,并要求秘书人员忠实履行职责、努力做到有条不紊,万无一失。
第一,按照会议主持人就本次例会内容的授意为会议准备有关的文件、资料和报表等,并就有关情况和数字做出最后的核实,以保证其准确无误。如需再行打印、复印时,需按照主持人的要求一一实施。
第二,提前给会议参加者发出关于会议时间和议题安排的便函或信函。
在通知开会的便函或信函发出后的适当时间内,秘书人员还需要通过电话向承担经理例会具体事务的办事人员及服务人员询问有关会议准备工作进行的情况,并设法与被通知出席会议的人员取得联系,以对其能否按时参加会议予以确认。
对不能参加或不能按时参加会议的人员的有关情况,应及时向会议主持人作出报告,并就其原因予以说明。如能够参加会议者尚不及法定人数,会议可适当改期,这样不至于临时因人数不够,而延误了对一些特别重要的问题的决策和表决。
  第三,提前对会议场所的设施和准备情况做最后检查。包括:
  检查室内的光线、室温、通风和卫生情况,以使与会者在此开会时感到舒服;
  检查为与会者所准备的必要的文具用品是否齐备并摆放得当,如铅笔、便笺、记录纸等;
  检查会议所需使用的一些视听设备(如录音、幻灯、摄影等)的摆放位置是否得当,拷贝是否已准备充分、完好,电源是否可随时接通,如有不妥,应通知有关人员迅速解决;
  检查为与会人员提供的饮料和用具是否已准备好,并对是否符合卫生要求予以最后确认;
  对提供现场服务的服务人员当面作出必要的叮嘱,如传呼电话的方式和杜绝外来人员打扰等。
  由于经理例会属于内部例行会议,会议的时间、地点、参加人员和秘书人员在其中所应承担的工作都相对固定并形成惯例。
  在会议进行过程中,如果秘书人员被安排作会议记录,那就应聚精会神地作记录。如果没有被安排作会议记录等具体工作,那么,秘书人员就应在会议室的最后一排并选择靠近门口的位置就坐,或坐在会议室旁边的小传达室里。
  在这种情况下,秘书人员的责任就是接传电话,应传一些计划外的造访和办理会议主持人根据会议正在进行的内容而临时交办的一些事情等。
  在会议进行的时候,不是特别的电话一律不传呼,内容一般的电话,秘书人员可帮助记录下来,在会议中间休息的时候,把电话记录递给当事人即可,只有当内容比较紧急的情况下,才立即通知当事人。如果会场比较大,可轻轻走到会场中间,把当事人叫出来接电话,而绝对不要采取在会议室门口高声呼叫的做法。
  会议之后,秘书人员通常要就会议所讨论确认的事项,写出有关本次会议的结论,并在会议主持人签署之后,送交其他与会者。
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