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留言的方法

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |电话接听礼仪 |人气:512

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管理阶层没有迅速、确实地收到留言,可能会因此失去许多生意和顾客,公司的声誉也可能因此受损。
  
  请依下列方法教导所有员工如何留言:
  
  电话旁随时放着便笺和铅笔(或是加满墨水的钢笔),一有留言就能立即记下来;每个人都需知道固定传递留言的地点;有人打电话来时,务必记下他的姓名、电话号码、分机号码和区域号码。当然,也应该记下来电的日期和时间,特别是在做商务旅行时,留言的内容应该仔细地记下来,而且还要重述给留言者听,以便确定留言是否正确;留言时,在便笺下垫一张复写纸,以便留下副本。这可是明智之举,因为万一留言遗失了,副本还可以备用;当你透过电话留言给某人时,内容请简明扼要。接电话的人可不想记下冗长琐碎的杂事;留言要清楚,切勿词意不明。
  
  对你或你的秘书而言,正确的留言很重要。尤其是留下要此人回复的留言。留言要简短,不要拉拉杂杂地说了一堆。一定要说明你打电话来的目的和要点,并且告知回电对双方利益的重要性。这个留言将回话者所需回复的内容做了明确的说明。
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