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关注宴请安排细节

日期:10-21| 味学网| http://www.weixiu6.com |接待礼仪 |人气:422

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  方案的制定和落实并非能够十全十美,  当我们在头脑中迅速整合方案时,我们有可能会忽略了一些重要的细节。因此,为了提高准确性和有效性,我们还应该在方案确定后,专业性地运用问题树模型来考量我们的方案,其做法是将所有涉及到的方面和有可能出现的问题以及需要切实落实的事项,全部细分到无法再分的程度,然后按其性质,归类罗列在问题树上,每根树枝代表一个种类或方面,每片叶子代表一个具体的问题。问题树的建立能够帮助我们准确地界定全部的细节和责任者,从而引起我们足够的关注,这些细节包括:

      
  ?有多少人参加宴请?男女比例如何?谁决定?

   
  ?场地是否已落实?使用时间是否明确?谁负责?

   
  ?场地布置有否特殊要求?是否需要悬挂会标或装饰?如需要,谁负责落实?有些什么要求?费用由谁支付?什么时间必须布置完毕?谁检查确认?

   
  ?是否在所有餐桌上放置席位卡或装饰品?如果有此必要,谁提供?谁负责?

   
  ?宴请的标准由谁制定?费用由谁承担?怎样支付?谁负责结账?

   
  ?菜谱由谁选择并确认?是否物有所值?是否合手对方的饮食习惯和口味?是否有什么忌讳?谁负责?

   
  ?酒水饮料是否落实?谁负责?是否有人需要特殊饮食和饮料甚至特别关照?谁负责?


  ?招待员是否全部安排落实?由谁安排?由谁负责管理?


  ?需要播放一些与气氛相合的音乐吗?谁负责?   

   
  ?是否需要一个主桌?怎么安排?其他坐席安排和席位卡是否需要?如需要由谁负责?   

   
  ?是否安放签到桌和签到本,谁负责?   

   
  ?由谁负责门口的接待工作?要求如何?程序如何?   

   
  ?上司是否有特别的提示和要求,如发言稿?   

   
  ?是否设衣物寄存处?寄存处与洗手间是否有专人负责?   

   
  ?来宾的司机如何安排?由谁负责?车辆停放何处?司机接待标准多少?   

   
  ?宴请过程中如发生意外由谁负责解决?譬如停电,譬如客人酒醉呕吐,譬如菜肴或饮料打翻在地等等,  由谁予以处理?

   
  ?谁负责餐桌摆设及准备一切必要物品?

   
  ?重要客人分别由谁接待与陪同?

   
  ?宴请结束后由谁负责清场?

   
  问题树模型比较形象,凡已落实的细节均可用色彩将结果标注在旁边,使其一目了然,清清楚楚。

   
  当然,这些细节也可用清单形式写出来,第一栏包括每一个项目或任务,第二栏包括确认或完成任务的情况,第三栏是有关的备注或提示,第四栏标明负责者,第五栏写上应继续完成的工作。

   
  无论是问题树还是清单,其作用都是让我们心中有数,妥善安排。我们必须设想并预见到所有潜在的或可能的问题,在问题发生之前就准备好有效的解决方法,我们的责任就是确保宴请圆满进行。

   
  这种准备方式同样适用于其他的活动安排。

   
  当上述这些细节都得到妥善处理时,我们还应给以有效地确认,也就是说,在宴请前二天,通过电话或工作例会,解一切是否按计划执行,检查落实情况,对临时发生的变化立即给以调整与完善。

   
  如有必要,重大的宴会应采用项目管理模型,以倒计时方式,将所有准备内容画一张表,逐项明确时限、要求、负责者、完成进度,张贴出来,让所有有关人员能清楚自己的职责和给以配合,确保活动的如期正常进行。


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